№ 151 Про систему обліку публічної інформації в апараті Володимирецької райдержадміністрації

Про систему обліку публічної інформації в
апараті Володимирецької райдержадміністрації

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05 травня 2011 року                 № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від              21 листопада 2011 року № 1277 «Питання системи обліку публічної інформації», розпорядження голови облдержадміністрації від 03.12.2012     № 701 «Про систему обліку публічної інформації в апараті Рівненської облдержадміністрації», у зв’язку з впорядкуванням структури  Володимирецької районної державної адміністрації та з метою забезпечення збереження, доступу до публічної інформації шляхом функціонування і ведення системи обліку публічної інформації:

1. Затвердити:

1.1. Положення про систему обліку публічної інформації в апараті Володимирецької райдержадміністрації (далі – Положення), що додається;

1.2. Форму електронної облікової картки документів, що містять публічну інформацію, що додається.

2. Оператору комп’ютерного набору І категорії відділу ведення Державного реєстру виборців апарату райдержадміністрації забезпечити функціонування та ведення системи обліку публічної інформації в апараті райдержадміністрації.
3. Оператору комп’ютерного набору І категорії відділу ведення Державного реєстру виборців апарату райдержадміністрації здійснювати обслуговування програмного забезпечення системи обліку публічної інформації в апараті райдержадміністрації.
4. Керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації, виконавчим комітетам сільських, селищних рад забезпечити, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації та доступу до неї.
5. Визнати таким, що втратило чинність розпорядження голови райдержадміністрації від 03.01.2013 року № 3 «Про систему обліку публічної інформації в апараті Володимирецької райдержадміністрації».
6. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Голова адміністрації                                                            В. Хоружий

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Володимирецької районної

державної адміністрації

від 07.06.2017року № 151

ПОЛОЖЕННЯ

про систему обліку публічної інформації в апараті Володимирецької райдержадміністрації

1.Це Положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення
збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення,
функціонування і ведення системи обліку публічної інформації, в якій
реєструються документи, що знаходяться у володінні структурних підрозділів райдержадміністрації Володимирецької районної державної адміністрації.

2. Система обліку публічної інформації Володимирецької районної державної адміністрації (далі – система обліку) – це електронна база даних, що містить інформацію про документи, що знаходяться у володінні райдержадміністрації.
3. Терміни, що використовуються у цьому Положенні, вживаються у значенні:

–  адміністратор системи обліку – утримувач і розпорядник системи обліку, який здійснює заходи зі створення і забезпечення її функціонування; визначає порядок супроводження програмного забезпечення і технічного обслуговування, відповідає за збереження і захист інформації;

– програмне забезпечення системи обліку – програмне забезпечення, із застосуванням якого забезпечується формування та доповнення системи обліку.

Порядок формування та ведення системи обліку

4. Функції адміністратора системи обліку покладаються на оператора комп’ютерного набору І категорії відділу ведення Державного реєстру виборців апарату райдержадміністрації.
5. Адміністратор системи обліку:

– вносить у систему обліку інформацію про документи, що знаходяться у володінні структурних підрозділів райдержадміністрації та зареєстровані у програмі електронного документообігу «Мегаполіс. Документообіг»;

– контролює   надходження   інформації  в   електронному   вигляді   від структурних підрозділів райдержадміністрації в терміни, визначені чинним законодавством;

– контролює надходження інформації в електронному вигляді від структурних підрозділів апарату райдержадміністрації щодо виправлень та змін у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше;

– надає можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку або її частин користувачами системи обліку;

– здійснює поточне оновлення системи обліку;

– здійснює інші функції, які забезпечують функціонування системи обліку та доступ до неї користувачів.

6. Наповнення системи обліку відбувається на підставі інформації про документ, що міститься в електронній обліковій картці, яка складається за формою:

– номер облікової картки;

– назва документа;

– номер документа;

– дата створення документа;

– дата надходження документа;

– джерело інформації;

– підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;

– строк обмеження доступу до інформації;

– галузь;

– ключові слова;

– тип, носій;

– вид;

– проекти рішень;

– форма зберігання документа;

–  місце зберігання документа;

– додаткова інформація.

7. Керівники структурних підрозділів апарату райдержадміністрації забезпечують організацію надання адміністратору системи обліку інформації:

– про документи, які містять публічну інформацію (та не реєструються в програмі «Мегаполіс. Документообіг»), електронні копії цих документів упродовж 5 днів з дня створення документа на електронну адресу mail@volodrda.gov.ua  райдержадміністрації;

– про внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки із зазначенням у картці обліку факту внесення змін, змісту змін і дати вчинення таких дій.

8. Внесення в систему обліку інформації про документи відбувається згідно з частиною 7 статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
9. Система обліку ведеться державною мовою.

Користування системою обліку

10. Доступ до інформації, що міститься у системі обліку, здійснюється безоплатно через офіційний веб-сайт Володимирецької районної державної адміністрації в мережі Інтернет та у загальному відділі апарату райдержадміністрації.

11.Право на доступ до інформації, що міститься у системі обліку, має кожний користувач без будь-яких обмежень.

12. Користувачам системи обліку надається можливість для пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання тексту з системи обліку в цілому або його частин.

Керівник апарату адміністрації                                                       С.Римарчук

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Володимирецької районної

державної адміністрації

від 07.06.2017 року № 151

Форма електронної облікової картки документів, які містять публічну інформацію

Керівник апарату адміністрації                                                       С.Римарчук